6 kluczowych czynników podczas archiwizacji

Podczas poszukiwania odpowiednich pomieszczeń lub przenoszenia swojego archiwum, bezpieczeństwo użytkowników oraz kolekcji powinno być jednym z najważniejszych priorytetów. W historii najwięcej szkód archiwom wyrządzały pożary i wilgoć, dlatego zabezpieczenie przed tymi czynnikami jest kluczowe. Dodatkowo, należy zapewnić odpowiednią ochronę dokumentów przed zanieczyszczeniami, uszkodzeniami oraz nieautoryzowanym dostępem.

ŚRODOWISKO (TEMPERATURA I WENTYLACJA)

Jeśli przechowujesz delikatne lub wrażliwe kolekcje, ważne jest, aby były one składowane w chłodnym i dość suchym pomieszczeniu o stabilnej temperaturze. Dobowa zmienność temperatury nie powinna przekraczać ± 2 °C. Wysokie temperatury, wilgotność oraz wahania temperatury przyspieszają zmiany chemiczne i degradację przechowywanych materiałów. Przy wilgotności powyżej 65% pleśń może łatwo rozprzestrzeniać się wśród kolekcji.

Aby właściwie regulować temperaturę i wilgotność w archiwum, zaleca się zainstalowanie systemu klimatyzacyjnego. Dodatkowo, niezbędne są kanały wentylacyjne i filtry, aby zapobiec gromadzeniu się kurzu i pleśni w pomieszczeniu. Jeśli używasz elektronicznego systemu mobilnych regałów do archiwum, upewnij się, że jest on wyposażony w „tryb wentylacji”, aby zapewnić optymalną wentylację we wszystkich korytarzach w zaplanowanych godzinach.

POŻAR

Zapobieganie pożarom jest ważnym aspektem przy archiwizowaniu dokumentów i kolekcji. Aby zapewnić bezpieczeństwo archiwum przed potencjalnymi szkodami spowodowanymi przez pożar, należy rozważyć zainstalowanie ognioodpornych drzwi, okien, ścian, podłóg i sufitów. Jeśli używasz elektronicznego systemu mobilnych regałów do przechowywania dokumentów lub kolekcji, istnieje możliwość podłączenia systemu do alarmu przeciwpożarowego. W przypadku uruchomienia alarmu system otrzymuje sygnał do przyjęcia określonej pozycji, np. zamknięcia, aby chronić kolekcję przed dymem.

WODA

Archiwiści powinni być świadomi potencjalnego ryzyka związanego z uszkodzeniem przez wodę. Rury wodociągowe i instalacje hydrauliczne nie powinny nigdy przechodzić przez obszar przechowywania archiwum, a archiwum nie powinno być umieszczane bezpośrednio pod zbiornikami wodnymi, kotłami ani rurami.

OŚWIETLENIE

Kolekcje archiwalne powinny być minimalnie narażone zarówno na światło słoneczne, jak i sztuczne źródła światła. Oświetlenie LED to doskonała opcja, ponieważ może zapewnić takie same poziomy oświetlenia w sposób znacznie bardziej energooszczędny, nie emitując jednocześnie promieniowania UV ani podczerwieni, które mogłoby przyspieszać degradację przechowywanych dokumentów i artefaktów. Elektroniczne systemy mobilnych regałów mogą być również wyposażone w oświetlenie, które włącza się tylko wtedy, gdy ktoś wchodzi w korytarz. To pomoże w zachowaniu trwałości historycznych kolekcji.

EMISYJNOŚĆ

Wybierając rozwiązanie do przechowywania w archiwach dla swoich dokumentów i przedmiotów, musisz również podjąć decyzję dotyczącą materiału, z którego wykonany jest system przechowywania. Warto pamiętać:

• Należy unikać drewna, ponieważ emituje ono kwas octowy, który przyspiesza proces niszczenia archiwów.
• Galwanizowane materiały i produkcja ze stali galwanizowanej nie są zalecane do stosowania wewnątrz pomieszczeń ze względu na ich szkodliwy wpływ na środowisko.
• Biel cynkowa powoduje pojawianie się czarnych plam i ma nierówną powierzchnię, dlatego nigdy nie powinna być używana do przechowywania książek, ponieważ może uszkodzić okładki.

Bruynzeel GreenSteel® to najbardziej przyjazna dla środowiska alternatywa na rynku. Przechodząc na Bruynzeel GreenSteel®, możesz zmniejszyć swój wpływ CO2 o ponad 90%.

NIEAUTORYZOWANY DOSTĘP

Aby chronić przechowywane przedmioty przed nieautoryzowanym dostępem lub kradzieżą, do systemu mobilnych regałów można dodać funkcje bezpieczeństwa, takie jak:

• Ochrona przed włamaniem z technologią czujników ruchu.
• Kontrola dostępu za pomocą kodów PIN lub tagów RFID.
• Automatyczne otwieranie i zamykanie.

Oprócz tych 6 ważnych czynników, istnieje wiele innych rzeczy do rozważenia przy tworzeniu bezpiecznego archiwum. Dzięki ponad 20-letniemu doświadczeniu w projektowaniu systemów przechowywania dla archiwów, Międzynarodowe Centrum Budownictwa rozumie, jak ważne jest bezpieczeństwo podczas archiwizacji dokumentów lub kolekcji. Możemy udzielić cennych porad, jak najlepiej postępować podczas archiwizacji dokumentów lub kolekcji.

Zapraszamy do kontaktu