Przedsiębiorstwo musi mieć archiwum zakładowe

  Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych (kat. A) oraz dokumentacji niearchiwalnej (kat. B, BE, Bc) niepotrzebnej do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum państwowego
   Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne (akta kat. A). Z mocy tej ustawy jednostki takie są objęte nadzorem archiwalnym właściwych terenowo archiwów państwowych.
W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych dokumentację niearchiwalną przechowują składnice akt. Zasady prowadzenia składnic akt różnią się jednak od zasad stosowanych w przypadku archiwów zakładowych. Archiwa zakładowe w jednostkach i instytucjach centralnych powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych natomiast w innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.
Archiwum zakładowe ma na celu gromadzenie całości dokumentacji w instytucji (po upływie określonego w instrukcji kancelaryjnej czasu jej przechowywania we właściwej komórce organizacyjnej), bez względu na to, do jakiej kategorii archiwalnej została zakwalifikowana. Unikatowa dokumentacja techniczna została zakwalifikowana do materiałów archiwalnych o wartości historycznej.
   Archiwum zakładowe spełnia dwie funkcję: odciąża poszczególne komórki organizacyjne od dokumentacji, która jest już zbędna do bieżącego urzędowania, ale której okres obligatoryjnego przechowywania jeszcze nie upłynął oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje, materiały archiwalne, które po 25 lub więcej latach mają trafić do archiwum państwowego.